Las ferias ofrecen una oportunidad única para contactar clientes. Para participar en forma exitosa, se requiere una cuidadosa planificación.
Durante las ferias se reúnen en un mismo lugar clientes y proveedores de un sector.
Podemos participar como visitante o como expositor. La primera opción es la mas económica, pero también la mas limitada.
Si bien es cierto que exponer en ferias puede ayudarnos a generar nuevas ventas, que permitan financiar o justificar nuestra participación, las principales razones para asistir como expositor son:
- Reforzar la imagen de marca.
- Generar interacciones con clientes.
- Captar nuevos contactos comerciales.
- Acortar proceso de decisión de compra.
- Como plataforma para incursionar en nuevos mercados.
Así mismo, debemos aprovechar la oportunidad para:
- Informarnos sobre nuevas tendencias.
- Estudiar productos y oferta de la competencia.
- Participar en charlas y reuniones.
Una vez tomada la decisión de participar y fijados los objetivos que se desean alcanzar, debe decidirse cual feria es la mas conveniente. Para ello se deben analizar datos tales como:
- Especialización.
- Participación de los competidores y los líderes del sector.
- Antigüedad de la feria.
- Calidad y cantidad de visitantes.
- Superficie expositora neta.
- Promoción efectuada por la feria.
- Organizador.
- Coste de participación (incluyendo espacio, decoración y equipamiento del stand, servicios feriales, publicidad, personal auxiliar, transporte de materiales y personal, etc.)
- Reglamento ferial.
Siendo INDISPENSABLE visitar la o las ferias preseleccionadas, para corroborar in situ la información y observar las peculiaridades que presenta.
La participación consta de 3 etapas. La Pre-Feria usualmente se inicia con 10 meses de anticipación, la Feria desde un mes antes hasta su finalización (o hasta que el personal y materiales están de vuelta en la empresa) y la Post-Feria puede durar hasta 6 meses después. Las actividades a realizar en estas fases son:
- Pre-Feria:
- Productos y servicios a exponer: Selección, logística, reglamento, herramientas tecnológicas, soportes.
- Stand: Presupuesto, coste/m2, imagen a transmitir, cantidad y tamaño de los productos a exponer, personal, número de visitas previstas, decoración, localización.
- Personal: Responsable, equipo comercial, horarios, formación en temas como: objetivos de la empresa, target, criterios de actuación, productos y servicios principales, mensaje a transmitir, gestión del tiempo (clientes nuevos vs clientes actuales vs análisis de la competencia y otras actividades).
- Comunicación: Antes (mailing, directorios feriales, web y redes sociales, prensa especializada) y durante la feria (catálogo oficial de la feria,? catálogo de la empresa,? prensa, patrocinios,? demostraciones, seminarios y conferencias, sorteos y rifas, señalización,? social media, RRPP).
- Feria: Durante la feria contamos con pocos momentos para reuniones y toma de decisiones. Si se cuenta con una planificación adecuada todo resultará mas sencillo. Se debe cuidar especialmente la gestión del tiempo (nuestro y de nuestros visitantes), la atención a clientes actuales y potenciales, la comunicación de nuestra presencia en la feria y la captación de los datos de los visitantes.
- Post-Feria:
- Evaluación Inicial: Se deben analizar y dejar por escrito, los aspectos positivos y las oportunidades de mejora.
- Seguimiento: Notas de prensa, agradecimiento de visitas (clientes y potenciales), facturación de ventas realizadas, establecimiento responsables y programación de visitas,? crear base de datos.
- Evaluación Post-Feria: Comparar resultados vs objetivos, ROI, ratio inversión / contactos,? comparar años anteriores,? cantidad y calidad de la información obtenida.
Asistir a una feria es una potente herramienta de Marketing, que supone una importante inversión económica y de recursos. Su éxito o fracaso dependerá principalmente de la planificación y de la actitud del personal.